SERMI verlangt von dir, dass du alle Arbeiten, die du im Rahmen deiner SERMI-Zertifizierung ausführst, anmeldest. Sprich jedes Mal, wenn du für eine Arbeit dein SERMi-Zertifikat nutzt, musst du den Auftrag ordnungsgemäß notieren.

Auf dieser Seite erklären wir dir gerne, was du aufnehmen musst. Die Art, wie du Informationen speichern möchtest, ist formfrei, es kann also in Papierform oder in einem digitalen System deiner Wahl geschehen. 

Es gibt auch eine Aufbewahrungspflicht, die du hier finden kannst: Welche Daten musst du während des Zertifizierungszeitraums speichern?

Dies gilt auch für Arbeiten, bei denen du mit einem Ferndienstleister für bspw. eine Ferndiagnose zusammenarbeitest und diesem über SERMI Zugang gewährst.

HINWEIS
Nicht-SERMI-Arbeiten, also Arbeiten für welche du das Zertifikat nicht benötigst, werden nicht als Teil der Registrierungspflicht betrachtet. 

Von SERMI aus musst du für jeden SERMI-Vorgang einen vierstufigen Prozess durchlaufen. Dieser ist wie folgt:

Konkret gibt es also vier Schritte. Wir erläutern diese im Folgenden:

Inhaltsübersicht

• Schritt 1 - Überprüfung des Kunden
• Schritt 2 - Überprüfung des Fahrzeugs
• Schritt 3 - Behördliche Überprüfung
• Schritt 4 - Ausgabe des Reparaturauftrags

Schritt 1 - Überprüfung des Kunden

Hier überprüfst du, wer der Kunde ist, und hält dies fest. Dein Mitarbeiter überprüft die Identität des Kunden, der das Fahrzeug gebracht hat. Bei Remote Services erfolgt diese Prüfung durch die Werkstatt, bei dem sich das Fahrzeug befindet, der Werkstatt-Mitarbeiter bleibt für die Kundenprüfung zuständig.

Sie hinterlegen z.B. eine Kopie des Personalausweises oder Führerscheins. 

Wenn die Person, die das Fahrzeug zur Verfügung stellt, nicht der Eigentümer ist, wie zum Beispiel der Fall bei Fuhrparkmanagement, Mietwagen, Verleih, muss zudem ein  Nachweis darüber erbracht werden.

Speichere hierzu nach Möglichkeit Folgendes: 

- Vor- und Nachname des Kunden

- Nummer des Personalausweises/Reisepasses und/oder Mitgliedsnummer der Pannenhilfekarte

- Name des Fuhrparkmanagements oder der Autovermietung (wenn möglich)

- Name des Ansprechpartners bei der jeweiligen Firma (wenn möglich)

- Adresse des jeweiligen Unternehmens (wenn möglich)

- Telefonnummer des jeweiligen Unternehmens (wenn möglich)

- Firmenausweis des Fahrers (z. B. Mitarbeiterausweis).

Schritt 2 - Überprüfung des Fahrzeugs

Der Werkstatt-Mitarbeiter prüft, ob die Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) des Fahrzeugs mit der FIN auf den Zulassungsdokumenten übereinstimmt (siehe unten). Im Falle von Ferndiagnose wird diese Prüfung von der Werkstatt durchgeführt, bei der sich das Fahrzeug befindet, der Werkstatt-Mitarbeiter bleibt für die Kundenprüfung verantwortlich.

Du trägst daher die FIN-Nummer ein (Feld E der Zulassungsbescheinigung).

Schritt 3 - Behördliche Überprüfung

Die Befugnis zur Durchführung von Arbeiten am Fahrzeug muss nachgewiesen werden, und der verwendete Mechanismus muss überprüfbar und durch nationale Rechtsvorschriften abgedeckt sein.

Die Befugnis des Kunden, die Reparatur zu genehmigen, muss durch ein beglaubigtes Genehmigungsschreiben des eingetragenen Eigentümers für die beantragte Maßnahme oder ein gleichwertiges Verfahren nachgewiesen werden. 

Wird die Befugnis nicht durch ein überprüfbares Verfahren nachgewiesen, darf das Fahrzeug nicht repariert werden, bis der erforderliche Nachweis erbracht ist. Bei einem begründeten Verdacht darf der Mitarbeiter nicht weiterarbeiten. Wenn möglich und zutreffend, sollte die Situation bei den zuständigen Behörden gemeldet werden.

Hinweis
Ein Dokument muss also vom Kunden unterschrieben werden, oder du musst eine anderweitige Genehmigung vorweisen können. 

Schritt 4 - Ausgabe des Reparaturauftrags

Der nächste Schritt ist die Erteilung des Reparaturauftrags über ein Händler-/Garagenverwaltungssystem (oder etwas Ähnliches) oder bei Bedarf auch nur auf Papier.  Der Reparaturauftrag enthält mindestens die folgenden Informationen:

- Zulassungsnummer

- Nummer 2.1 der Zulassungsbescheinigung (Marke)

- Nummer 2.2 der Zulassungsbescheinigung (Typnummer)

WICHTIG
Wir wissen, dass die Registrierung von 2.2. nicht üblich ist, da es sich um eine lange Folge von Buchstaben und Zahlen handelt.
Wir arbeiten mit SERMI zusammen, um dies zu ändern, so dass nur die Zulassungsnummer gespeichert werden muss. Leider ist dies noch nicht abgeschlossen. Bis dahin ist es notwendig, 2.2 zu registrieren.  

Der Auftrag sollte auch Informationen enthalten, die zur Identifizierung des Kunden und seiner Befugnisse dienen. 

Der aktuelle Kilometerstand und der Grund für die Reparatur sollten vermerkt werden, und der Reparaturauftrag sollte vom Kunden (Eigentümer und/oder der Person, die das Fahrzeug zur Werkstatt bringt) unterzeichnet werden. Abbildung 9 (unten auf dieser Seite) beschreibt das Verfahren für die Werkstatt und den Mitarbeiter. Unterschriebene Reparaturaufträge müssen von der Werkstatt mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Eine digitale Kopie ist für Aufbewahrungszwecke zulässig.

Wichtig
SERMI Register hat zu diesem Zweck Musterdokumente erstellt. Diese findest du, wenn du nach unten scrollen und auf TD.042 klicken. Dieses Dokument ist aktuell noch in Niederländisch, wir arbeiten an einer übersetzten Version.