Voor SERMI is het verplicht dat u alle werkzaamheden die u onder SERMI uitvoert registreert. Op deze pagina leggen we graag uit wat u moet registreren. De manier waarop u informatie opslaat is vorm vrij. Dit kan papier zijn of een digitaal systeem. 

Er is ook een bewaarplicht, deze vindt u hier: Welke data moet u gedurende de certificeringsperiode opslaan?

Hierbij vallen ook de werkzaamheden waarbij u met een leverancier van diensten op afstand werkt en hun via SERMI toegang geeft.

LET OP 
Niet SERMI werkzaamheden worden niet als onderdeel gezien van dit register. Als u bijvoorbeeld alleen een band verwisseld of een mechanische reperatie uitvoert is dit niet onderdeel van de registratie plicht. 

Vanuit SERMI moet u per SERMI handeling een 4 stappen proces volgen. Dit is als volgt: 

Concreet zijn er dus vier stappen. Deze leggen we onderstaand uit: 

Inhoudsopgave

• Stap 1 Klant verificatie
• Stap 2 Voertuig verificatie
• Stap 3 Autoriteitsverificatie
• Stap 4 Klant verificatie

Stap 1 Klant verificatie

Hier gaat u na en maakt u een registratie wie de klant is. Uw medewerker controleert de identificatie van de klant die het voertuig heeft binnengebracht. In het geval van diensten op afstand wordt deze controle uitgevoerd door de IO waar het voertuig zich bevindt, de IO-medewerker blijft verantwoordelijk voor de klantencontrole.

U slaat bijvoorbeeld een AVG overeenkomende kopie van de ID card op, het rijbewijs, of bijvoorbeeld een ANWB kaart. 

Als de persoon die het voertuig aanlevert niet de eigenaar is, dit gebeurt bijvoorbeeld bij: 

Deze aanvullende informatie wordt gevraagd in omstandigheden waarin de klant geen kentekenbewijzen heeft1)Wagenparkbeheer2)Huurauto's3)Lening

slaat u waar mogelijk de volgende dingen op: 

- Name en achternaam van de klant

- Identity kaart/paspoortnummer en/of nummer van het lid van de wegenwacht card

- Fleet management of autoverhuurbedrijf name (indien mogelijk)

- Contact naam van het respectieve bedrijf (indien mogelijk)

- Address van het respectieve bedrijf (indien mogelijk)

- Telefoon nummer van het respectieve bedrijf (indien mogelijk)

- Bedrijfsidentificatie van de bestuurder (medewerker verklaring bijvoorbeeld).

Stap 2 Voertuig verificatie:

De IO-medewerker controleert of het voertuigidentificatienummer (VIN) van het voertuig hetzelfde is als het VIN op de registratiedocumenten.(zie onderstaand) In het geval van diensten op afstand wordt deze controle uitgevoerd door de IO waar het voertuig zich bevindt, de IO-medewerker blijft verantwoordelijk voor de klantencontrole.

U registreert dus het VIN Nummer (data punt E uit het kentekenbewijs).

Stap 3 Autoriteitsverificatie:

De bevoegdheid om werkzaamheden aan het voertuig uit te voeren moet worden vastgesteld en het gebruikte mechanisme moet controleerbaar zijn en valt onder de nationale wetgeving.

De bevoegdheid van de klant om de reparatie toe te staan moet worden gecontroleerd door middel van een gewaarmerkte machtigingsbrief voor de gevraagde actie van de geregistreerde eigenaar of een gelijkwaardige procedure. 

Als de bevoegdheid niet wordt vastgesteld door middel van een controleerbaar proces, dan mag de auto niet worden gerepareerd totdat het benodigde bewijs is overlegd.Stop verwerkingIn het geval van redelijke gronden voor verdenking mag de medewerker niet doorgaan. Indien mogelijk en van toepassing moet de situatie worden gemeld aan de relevante autoriteiten.

Let op
Er zal dus een document door de klant getekend moeten worden of u moet op een andere manier machtiging hebben vastgesteld.  

Stap 4 Klant verificatie:

De volgende stap is het uitgeven van de reparatieopdracht met behulp van een dealer/garagebeheersysteem (of iets vergelijkbaars) of gewoon op papier indien gewenst.  De reparatieopdracht bevat ten minste de volgende gegevens onderstaand: 

- Kenteken nummber

- Nummer D.1 van het kentekenbewijs (dit is het merk)

- Nummer D.2 van het kentekenbewijs (dit is het type nummer) 

CRUCIAAL
We begrijpen dat het registreren van D.2. niet gebruikelijk is omdat het een lange reeks aan letters en cijfers is.

Wij werken eraan met SERMI om dit aangepast te krijgen zodat alleen het kenteken nummer opgeslagen dient te worden, wat in Nederland D.2. omvat. Helaas is dit nog niet rond. Tot dan is het nodig om D.2 te registreren.  

Ook moet de opdracht ale gegevens die worden gebruikt om de klant en zijn bevoegdheid te identificeren bevatten. 

De huidige kilometerstand en de reden voor de reparatie moeten worden genoteerd en de reparatieopdracht moet worden ondertekend door de klant (eigenaar en/of de persoon die het voertuig naar de IO brengt). Figuur 9 (onderaan deze pagina) beschrijft de procedure voor de IO en de medewerker. Ondertekende reparatiebonnen moeten minimaal 5 jaar worden bewaard door de IO. Een digitale kopie is toegestaan voor opslagdoeleinden.

Belangrijk
SERMI Register heeft hiervoor een voorbeeld model documenten gemaakt. Deze vindt u als u naar beneden scrollt en klikt op TD.042.